Foire Aux Questions - concepts

Question

Sur combien d’années recommandez-vous le plan idéal ?

Réponse

Sur trois ans, cela semble une base de travail pouvant être fiabilisée. Au-delà, dans nos établissements, les données seront plus complexes à fiabiliser. Idéalement, il faudrait parvenir à 5 ans pour correspondre à la durée du contrat. De manière plus générale, la pluriannualité n’est pas figée.


Question

La programmation porte-telle également sur les emplois et la masse salariale ?

Réponse

Evidemment, car la masse salariale constitue l’un des postes les plus importants des budgets des établissements.


Question

Il existe également un enjeu patrimonial, relatif à l’acquisition de mètres carrés supplémentaires. Sur cet aspect, la soutenabilité concernant les projets futurs doit être prise en compte.

Réponse

C’est exactement à cela que sert la programmation. Dans le cas de l’ouverture de nouveaux bâtiments, la programmation devra prendre en compte tous les aspects financiers : coûts d’installation et d’ouverture du bâtiment, coûts d’infrastructure et logistiques supplémentaires, ou à l’inverse, économies réalisées (sur des loyers par exemple).


Question

Le problème de la soutenabilité budgétaire, est l’absence de visibilité sur les recettes propres et sur les subventions de l’Etat. Notamment, les subventions d’investissement diminuent d’année en année, d’autant qu’il est question de gel au mieux de la subvention. Comment faites-vous, de votre côté ?

Réponse

Pour mon établissement, je pars toujours sur une hypothèse de gel sur la subvention de l’Etat. La programmation est toujours susceptible d’être effectuée selon plusieurs hypothèses.


Question

Ce modèle ne prend pas en compte les facteurs influents, qui sont multiples et interviennent de façon multidimensionnelle.

Réponse

La notion de reprogrammation est justement destinée à prendre en compte ces facteurs.


Question

Au-delà des facteurs influents, la séquentialité est importante. Pour effectuer une analyse précise d’une formation ou d’un contrat de recherche, il est souvent nécessaire de procéder à une analyse qui va au-delà d’une analyse budgétaire classique.

Réponse

Dans mon propre établissement, je pratiquerais une analyse grand domaine par grand domaine.


Question

Cette réflexion autour de la comptabilité analytique paraît compliquée dès lors qu’un grand nombre d’éléments sont centralisés. Jusqu’à présent je n’ai jamais géré en full cost.

Réponse

Un grand nombre de dépenses non encore envisagées devront être réintégrées dans ces calculs de coûts. En tout état de cause, vous construirez votre propre comptabilité analytique, pour donner aux décideurs politiques la vision la plus exhaustive des coûts.

Actuellement, un certain nombre de charges figurent à la fois en comptabilité analytique et en comptabilité budgétaire : désormais, elles ne figureront plus en comptabilité budgétaire (à l’instar des amortissements) de sorte que le seul outil possible sera la comptabilité analytique.


Question

Le problème tient aux objectifs : que veut lire le politique dans cette comptabilité analytique ?

Réponse

Oui, c’est la question préalable à se poser.


Question

Pour les montants non déterminés de façon certaine, y aura-t-il une possibilité de réservation de crédits ?

Réponse

L’engagement est un acte juridique ferme pris par l’ordonnateur, qui se traduit en comptabilité budgétaire et consomme l’enveloppe d’AE l’année de sa signature.

Si le montant n’est pas déterminé de manière certaine et ferme, il est possible de réserver des AE, cette méthode sera par exemple utile pour les fluides dont on ne peut connaître avec précision la consommation à l’avance.


Question

Le principe « AE=CP » pour la masse salariale semble quelque peu choquant, notamment pour les contrats de recherche, puisqu’on connaît à l’avance leur durée. Notamment, j’avais cru comprendre que le référentiel fonctionnel précisait que le montant des AE était égal à celui des CP pour la masse salariale dès lors qu’il s’agissait de contrats à durée indéterminée, mais qu’en revanche pour les contrats à durée déterminée, les AE seraient différentes des CP. Cette notion a-t-elle été affinée ?

Réponse

Il est vrai qu’à l’occasion de la réforme GBCP, un certain nombre de demandes avaient été portées par le MESR auprès de Bercy en lien avec les représentants des universités et des EPST.

Y figurait celle concernant les crédits de personnel sur contrats de recherche et la possibilité d’avoir des AE différents des CP sur ce type de dépenses. Sur ce sujet, nous n’avons pas obtenu satisfaction, la position de Bercy ayant été réaffirmée : en matière de dépenses de personnel, quelles qu’elles soient, le principe retenu est celui des AE égales au montant des CP.


Question

Quel est le traitement des ARE ? (allocation de retour à l’emploi)

Réponse

Il s’agit de dépenses de personnel. Une provision pour risque peut être enregistrée sur les ARE, gérée en comptabilité générale, mais pas dans la comptabilité budgétaire : il ne s’agit pas de dépense décaissable, donc il n’y a ni AE ni CP.

En revanche lorsque des paiements d’ARE sont effectués, il s’agit de dépenses de personnel incluses dans la paie mensuelle, et générant un flux de trésorerie : ces dépenses sont retracées dans la comptabilité budgétaire en AE=CP.


Question

Et pour les charges à payer de personnel (passifs sociaux) ?

Réponse

Les charges à payer ne figurent pas dans la comptabilité budgétaire mais uniquement en comptabilité générale.


Question

En revanche, le financement sera effectué l’année suivante ?

Réponse

La ou les années suivantes interviendra le paiement et donc la consommation de CP. Dans le budget, les AE et les CP seront inscrits l’année où aura lieu le paiement.


Question

Quelle sera la marche à suivre pour le projet de budget 2016, pendant la période de transition?

Réponse

Le passage entre 2015 et 2016 constituera en effet une difficulté, et une grande vigilance s’imposera, car ces charges à payer auront impacté l’exécution budgétaire 2015 selon le principe actuel des droits constatés, et seront à nouveau inscrites et consommées lors de leur paiement en AE et en CP sur le budget 2016.

Il existera par conséquent une double consommation budgétaire de ces écritures inhérente au changement de périmètre et de faits générateurs de la comptabilité budgétaire :

-       Sur 2015, consommation budgétaire en droits constatés lors de l’enregistrement de la charge à payer.

-       Sur 2016, consommation budgétaire des AE=CP lors du paiement effectif de ces charges à payer.


Question

Qu’avez-vous comme exemple de retrait d’engagement ?

Réponse

Lorsqu’un marché n’aboutit pas, il faut corriger l’engagement. Or l’AE a été consommée, et le bon de commande a été émis : il faut donc modifier l’engagement et actualiser l’échéancier de paiement (CP).


Question

En traitant aujourd’hui en ressources affectées, l’opération est neutre budgétairement, même si elle ne l’est pas en trésorerie. Or que se passera-t-il en comptabilité budgétaire en mode GBCP ?

Réponse

En comptabilité budgétaire, une écriture sera passée à l’occasion d’un encaissement et du paiement d’une dépense. Le décalage de trésorerie sera équilibré à la fin du contrat mais pas pour chacun des exercices annuels de l’opération. La comptabilité budgétaire permettra de détecter et mesurer ces décalages annuels de trésorerie dont on sait aujourd’hui qu’ils existent sans forcément les suivre précisément.

Le but est toujours de laisser de la souplesse de gestion (par exemple permettre de dépenser avant d’avoir encaissé), à la condition de disposer des outils de pilotage correspondants, puisque la GBCP exige d’inscrire en comptabilité budgétaire ce qui est encaissé.


Question

Qu’en est-il pour les produits constatés d’avance ?

Réponse

Les produits sont inscrits en comptabilité budgétaire à partir du moment où ils ont été encaissés. L’écriture en elle-même de produits constatés d’avance est une écriture en comptabilité générale uniquement.


Question

Le produit constaté d’avance est de la comptabilité budgétaire, par définition, puisqu’il s’agit d’un encaissement.

Réponse

Préalablement à l’écriture de produits constatés d’avance, le produit afférent a été encaissé et rapproché et donc a mouvementé la comptabilité budgétaire.

En revanche, lorsque cette écriture de produit constaté d’avance est passée, il n’y a pas de flux de trésorerie, l’écriture est uniquement en comptabilité générale.


Question

Doit-on effectuer la comptabilisation de la recette au moment de l’encaissement ?

Réponse

Pas nécessairement. Je me permets de citer à titre d’exemple comment je procède dans mon établissement, et comment s’effectuera la transformation en GBCP. La subvention pour charges de service public (SCSP) est titrée au moment de la notification initiale, et la prise en charge totale figure en comptabilité générale.

Tous les trimestres, on encaisse une part de cette SCSP, et l’agent comptable rapproche l’encaissement du titre. A ce moment seulement, apparaîtra en comptabilité budgétaire cette part de la SCSP encaissée. A la fin de l’année, le titre sera soldé, et la comptabilité générale comme la comptabilité budgétaire feront apparaître l’encaissement de la totalité de la SCSP.

Un autre exemple concerne un contrat, pour lequel une avance sera reçue à la signature. Dès qu’elle sera encaissée, une écriture sera passée en comptabilité budgétaire. Cependant en droits constatés, rien n’est inscrit.

Lors d’une justification intermédiaire, une facture est produite ou financeur et donnera lieu à un flux de trésorerie lorsque les fonds seront encaissés, cette l’opération sera donc inscrite à la fois en comptabilité budgétaire et en comptabilité générale.


Question

Cela signifie que la première année, les dépenses pourraient être faites en intégralité.

Réponse

En théorie oui, mais les niveaux de pilotage budgétaire chargés de réguler les AE et les CP ont pour mission de vérifier que les dépenses s’inscrivent bien dans le montant des enveloppes d’AE et de CP votées annuellement et allouées au sein de l’établissement.


Question

Dans le cas d’un contrat de recherche de trois ans, vous dites que sont ouvertes des AE chaque année ?

Réponse

En réalité, il y a plusieurs niveaux. Au niveau du budget de l’établissement, figurent les concepts GBCP, c’est-à-dire les vrais crédits votés par le Conseil d’administration, permettant la programmation budgétaire pluriannuelle. Cette programmation budgétaire pluriannuelle sera effectuée, par rapport à ce que vous estimerez être la consommation des AE et des CP, c’est-à-dire ce que vous paierez aux fournisseurs en fonction des engagements juridiques fermes que vous aurez contractés. Pour un contrat de recherche, le volume d’AE annuel inscrit au budget de l’établissement correspondra donc au volume prévisionnel d’engagements fermes pris dans l’année vis-à-vis de fournisseurs.

En revanche lorsqu’on se situe au niveau de l’unité, il pourrait s’agir de déléguer à l’unité une enveloppe de dépenses –c’est bien le service métier qui réalise les opérations d’engagements et de service fait - mais la gestion de l’encaissement et du décaissement est déconseillée pour nous au niveau de l’unité de gestion, puisque les actes de gestion de trésorerie sont effectués en central, par l’agent comptable.

La notion d’autorisation de dépenses vise à donner une souplesse au niveau de l’unité dans la consommation de son enveloppe de dépenses, puisqu’un chercheur qui vient de signer un contrat de trois ans avec un tiers, aura comme objectif de réaliser le total de son opération grâce à la totalité de la capacité de dépenses ouvertes dès l’origine du projet. L’opération démarre l’année N, et s’achèvera l’année N+2, à charge pour le chercheur de gérer son autorisation de dépenses en pluriannuel.

En matière de pilotage, un responsable de l’établissement dispose d’un volume d’AE ouvert par année, suffisamment conséquent pour absorber les écarts de consommation des unités de gestion sous sa responsabilité, le tout pour être capable d’effectuer de la régulation et de la reprogrammation budgétaire.

En d’autres termes, pour que le système fonctionne simplement pour le chercheur, il est nécessaire que Les AE soit positionnées à un niveau suffisamment haut pour bénéficier d’un effet volume permettant d’absorber les variations, d’assurer la fongibilité des crédits, et donc donner de la souplesse à celui qui réalise la mission.

Dans l’hypothèse où le chercheur irait plus vite dans son programme, et donc consommerait davantage d’AE que prévu, il consommerait parallèlement davantage de CP. En cas de surconsommation, le suivi réalisé doit permettre de réguler le système et de s’assurer que la surconsommation de certaines opérations est compensée par une sous-consommation sur d’autres opérations.

En définitive, le tout nécessite un important travail de structuration et de suivi budgétaire.

Pour conclure, l’ouverture aux unités d’autorisation de dépenses à portée pluriannuelle s’inscrit pleinement dans la logique GBCP, mais n’a rien d’obligatoire. Un tel système pourrait être d’abord testé sur certaines unités ou départements dont la qualité de gestion est avérée.


Question

Le système nécessite-t-il de gérer toutes les opérations pluriannuelles au sein d’une même unité ?

Réponse

Tout dépend de la taille de l’établissement. Par exemple, le pilotage pour la recherche pourrait dépendre d’une unité budgétaire Recherche. En tout état de cause, toute opération nécessite un suivi strict.

En termes d’organisation, vous aurez un travail de réflexion à mener sur les niveaux de responsabilité budgétaire, puis bien réfléchir au positionnement des contrôles de limitativité à des niveaux suffisamment haut pour permettre une régulation et un pilotage effectif permettant une souplesse de gestion.


Question

Ce système répond-il au souhait des laboratoires de recherche, pour suivre l’évolution des contrats ?

Réponse

A tout moment, ils pourront voir à quel niveau de réalisation ils en sont, sans être bloqués année par année. Ce mode de fonctionnement correspond davantage à la nature de l’activité de recherche qui s’inscrit dans la durée, et non dans un horizon annuel.

Cependant, pour que le système fonctionne, chaque année ils devront restituer, lors d’une discussion avec le responsable budgétaire, le stade de l’opération où ils se trouvent.

Ils devront faire part, au fil de l’eau, d’éventuelles modifications significatives dans la rythmique prévue des dépenses.


Question

Quelle est la marge de sécurité ? 15 jours ou un mois ?

Réponse

Pour l’instant, il n’y a pas de marge de sécurité fixée au niveau national : les tutelles n’ont pas à ce jour déterminé de niveau de trésorerie plancher, comme elles ont pu le faire sur le fonds de roulement. Chacun devra donc les estimer en fonction de la taille et du contexte de son établissement.

Les outils proposés par la GBCP permettent d’aider dans la détermination de cette marge de sécurité sur plusieurs aspects :

-       Le montant des AE consommées, auquel est retranché celui des CP, donne le montant des dépenses obligatoires à venir : un jour, il faudra payer cette différence.

-       La notion de recettes fléchées permet de connaître un niveau de trésorerie qui devra à un moment donné être mobilisé pour faire face aux opérations déjà lancées.


Question

Pour ma part, j’aurais rapproché la trésorerie des CP, et m’en serais donc tenu à un plan de trésorerie annuel.

Réponse

Certes, mais vous ne pourrez pas tout anticiper. Il est préférable que le plan de trésorerie soit pluriannuel pour couvrir les engagements pris sur les années suivantes, même si actuellement la maquette est annuelle réglementairement.

De la même façon, une analyse rétrospective est essentielle sur plusieurs années. Il s’agit par exemple d’examiner sur plusieurs années le niveau de recouvrement, pour être en mesure de déterminer la rythmique d’encaissement des recettes et la marge de sécurité nécessaire pour faire face aux aléas et délais de règlements  importants de certains financeurs (par ex. ANR, UE…).

En tout état de cause, je vous encourage à monter un groupe de travail sur le plan de trésorerie, pour commencer à mettre en place dès maintenant une démarche qualité sur les prévisions qu’il rassemble.


Question

Les critères doivent-ils être cumulatifs ?

Réponse

C’est largement recommandé. Il faut vraiment que les critères soient parfaitement définis, sinon toutes les recettes pourront être considérées comme fléchées, ce qui ne sera pas gérable.

Les critères généraux doivent viser une opération spécifique et ciblée, avec une justification financière. Pour les petits établissements, je pense qu’il sera nécessaire de préciser la définition d’une opération « à enjeu ». Parmi les autres critères d’appréciation, figurent notamment le décalage de trésorerie  sur l’exercice, l’impact sur les CP en matière de décaissements et d’encaissements, le plan de financement, le volume en euros…


Question

S’il s’agit d’une recette fléchée, parlera-t-on ensuite de report de crédit ?

Réponse

Il ne faut pas confondre la recette fléchée avec une opération pluriannuelle car toutes les opérations pluriannuelles ne sont pas des recettes fléchées. Je rappelle que les recettes fléchées sont destinées à identifier en tant que telle une partie de la trésorerie. Il ne faut donc pas tomber dans le piège de déterminer un trop grand nombre de recettes fléchées.


Question

Je trouve que cette notion est un problème pour les contrats de recherche. En effet suivant les UMR qui ont signé ces contrats, si seuls certains d’entre eux sont réputés être des recettes fléchées, quelles seront les impacts ?

Réponse

Aucun pour le laboratoire, puisque le pilotage des recettes fléchées est central. La recette fléchée constitue le marquage d’un volume de trésorerie (encaissement et décaissement) sur des opérations très particulières.

La difficulté de décider qu’un projet relève d’une recette fléchée, est de devoir systématiquement l’accompagner d’une restitution au Conseil d’Administration. C’est pourquoi il est important de réserver cette qualification aux opérations significatives qui vont mobiliser une importante trésorerie, telles que les opérations immobilières ou les très gros contrats de recherche (PIA par exemple).

La question qui se pose pour les recettes fléchées, est de déterminer celles pour lesquelles l’enjeu sera important pour l’établissement. En définitive, plus la trésorerie dite fléchée sera gonflée, et moins la souplesse dans la trésorerie sera importante.

Je précise que la grille d’analyse que nous vous communiquons, ainsi que les développements sur la gestion de trésorerie, ont fait l’objet d’un Memento de la trésorerie, validé par le comité de pilotage ministériel de la GBCP, et mis en ligne depuis novembre 2013 sur l’intranet de la DAF du MENESR. La définition d’une recette fléchée et du suivi de trésorerie figurent dans ce memento, sur lequel chacun pourra s’appuyer par la suite.

En tout état de cause, la constitution de la grille de critères de recettes fléchées devra être présentée par le Conseil d’administration, et approuvée par la tutelle (Rectorats). Au titre des critères d’appréciation, le volume minimal d’une recette fléchée devra être soigneusement étudié.


Question

A première vue, le Conseil d’administration n’aura aucun intérêt spécifique pour la grille.

 

Réponse

Il sera nécessaire de lui expliquer l’enjeu pour la conduite de tout projet de l’établissement. Le CA vote les critères, mais la grille devra lui être présentée dans le contexte global.

La grille constitue en réalité une aide, sachant qu’une recette est par défaut globale. Ainsi une recette déterminée comme fléchée dans un établissement donné, pourra ne pas en être une dans un autre établissement. La marge d’appréciation pour les établissements est donc être importante.


Question

Y a-t-il une procédure particulière pour mobiliser la trésorerie correspondant aux recettes fléchées ?

Réponse

Non, puisqu’il ne s’agit en aucun cas d’une deuxième caisse : cette trésorerie est mobilisable immédiatement pour tout type d’opération et de dépense, selon le principe d’unité de caisse.


Question

Les bourses sont-elles incluses dans les opérations pour compte de tiers ?

Réponse

Effectivement, elles le sont pour les bourses AMI, mais il apparaît nécessaire de clarifier la position pour les autres typologies de bourses (Région par exemple) qui aujourd’hui sont budgétaires. Il nous est apparu qu’un traitement budgétaire et comptable harmonisé de l’ensemble des bourses devrait s’imposer à l’avenir.


Question

Les crédits de TVA sont-ils inclus dans les recettes de TVA ?

Réponse

Il s’agit d’une opération pour compte de tiers qui apparait dans la ligne dédiée à cet effet.


Question

Est-il en tout état de cause nécessaire de partir du solde de l’exercice précédent, pour construire le plan de trésorerie ?

Réponse

Oui.


Question

Je pense qu’en réalité, le plus difficile ne sera pas d’appliquer la réforme, mais de motiver les acteurs autour de nous.

Réponse

Cela est tout à fait exact. En outre, un travail important devra être réalisé en collaboration entre les services financiers et l’agence comptable.

Au vu de l’ensemble de vos réactions, nous constatons que ce sont principalement les comptables qui parlent de plan de trésorerie aujourd’hui, alors que les ordonnateurs devraient également être concernés, même s’ils ne peuvent pas suivre les opérations non budgétaires.

Pourtant en comptabilité budgétaire, les ordonnateurs disposent d’informations que n’ont pas les comptables : ils doivent par conséquent bien travailler en commun sur le plan de trésorerie.


Question

Le CRB est-t-il un acteur unique, ou un réseau d’acteurs ?

Réponse

L’important est d’abord de définir précisément ce qu’est un CRB. Il s’agit d’un niveau de responsabilité et de pilotage budgétaire. Il doit donc correspondre à un ordonnateur secondaire ou délégué bien identifié en mesure d’assurer cette responsabilité, accompagné des personnels et des compétences nécessaires pour assurer ses missions.


Question

Plus les CSP sont spécialisés, et moins ils sont polyvalents.

Réponse

Certes, mais l’efficience sera plus grande. Au sein du CSP, il sera en tout état de cause nécessaire d’employer des personnes polyvalentes.

De plus, les CSP pourront inclure des compétences diverses : par ex. juridique, valorisation, ressources humaines… permettant au service de traiter l’ensemble des problématiques liées à un domaine dont il a la charge. C’est par exemple le cas des guichets uniques de la recherche.

Il s’agit en réalité d’un service à géométrie variable en fonction de la taille de l’établissement et de ses problématiques.


Question

La mise en place du service facturier dans notre établissement, s’il s’est d’abord heurté à des résistances de la part du personnel, s’est par la suite traduite par des gains de délais.

Réponse

Nous avons également eu quelques discussions en matière de dialogue social, mais avons fait valoir le concept en mettant en avant la réduction des délais, et surtout la professionnalisation des acteurs, chacun ayant désormais un portefeuille de gestion, qu’il gère en totalité.

Il est également important de mettre en avant auprès des personnels, que le système peut s’inscrire dans une progression de carrière.


Question

L’avenir des UFR est également en jeu, si la recherche est confiée à un CSP.

Réponse

Le cœur de métier de l’UFR n’est pas de traiter des actes de gestion de dépenses et de recettes : le contenu de la mission des CSP doit donc être défini en conséquence.

De plus le CSP est un service qui agit pour le compte d’autres entités de l’établissement via un contrat de service. Il n’est en aucun cas un service prescripteur et décideur, cette responsabilité reste celles des ordonnateurs.

En tout état de cause, depuis de nombreuses années les directeurs de laboratoires se plaignent de la complexité et de la lourdeur des actes de gestion : les CSP constitue donc une occasion de les recentrer sur les problématiques de leur cœur de métier, à la condition de bien définir les responsabilités de chacun dans les processus.


Question

Je pense que les services opérationnels ne verront pas d’un bon œil cette évolution, notamment s’ils ne peuvent plus gérer leurs recettes.

Réponse

Il s’agit d’une proposition, qui ne sera pas imposée aux services opérationnels. Certains, qui sont des professionnels de la gestion, pourraient conserver la gestion complète notamment des recettes, mais tel ne sera pas le cas d’autres services. Le tout est à la discrétion de chaque établissement. Le modèle proposé se rapproche de celui des EPST et de la relation laboratoire – délégation régionale.

La difficulté concernera plutôt le CRB, qui nécessitera un grand niveau de compétence.


Question

Il semble compliqué de mettre en lumière les répartitions de tâches, pour que les acteurs puissent s’y retrouver.

Réponse

Actuellement, il n’y a aucune centralisation dans la conduite de projet. En clair, le directeur de laboratoire a besoin qu’on lui choisisse le matériel qu’il a décidé d’acheter, avec en soutien le service juridique qui lui construira le marché, le comptable qui garantira au fournisseur une avance de fonds etc…Différents corps de métiers sont donc impactés par la même opération, que le service opérationnel ne pourra pas mener seul

Modifié le: mercredi 22 octobre 2014, 14:34